Prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów

Kancelaria Lexmal od lat obsługuje firmy w zakresie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów. Profesjonalni księgowi oraz doświadczeni doradcy podatkowi gwarantują rzetelność i pełne zaangażowanie zapewniając klientom możliwość skupienia się swoim biznesie.

Z tego artykułu dowiesz się

Rodzaje księgowości

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, każda firma ma obowiązek ewidencjonować operacje gospodarcze. W zależności od typu prowadzonej działalności, przedsiębiorstwo może wybrać spośród dostępnych systemów ewidencji albo zmuszony jest do korzystania z jednej, konkretnej metody:

  • podatkowa księga przychodów i rozchodów,
  • ewidencja przychodów przy rozliczeniu ryczałtem,
  • brak księgowości przy karcie podatkowej,
  • księgi rachunkowe (pełna rachunkowość lub pełna księgowość)

Jeśli rodzaj prowadzonej księgowości nie jest narzucony, doświadczony doradca podatkowy może wskazać optymalną formę ewidencji.

Co to jest księga przychodów i rozchodów?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną ewidencją księgową umożliwiającą prowadzenia zestawień:

  • wszelkiego rodzaju przychodów, w tym przychody ze sprzedaży oraz pozostałych,
  • zakup towarów handlowych
  • zakupu materiałów podstawowych
  • kosztów ubocznych związanych z zakupami towarów i materiałów,
  • wydatków, w tym wynagrodzeń i innych wydatki związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

onadto w KPiR od kwietnia 2016 roku wykazuje się koszty prac badawczo-rozwojowych.

Pełna księgowość – stan prawny w Polsce

W Polsce zasadnicza regulacja spraw dotyczących sposobu prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zawarta jest w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Księgi rachunkowe składają się z następujących elementów:

  • dziennik – ewidencja zdarzeń gospodarcze uporządkowanych chronologicznie);
  • księga główna – zawiera te same zapisy co w dzienniku, ale w porządku systematycznym, w podziale na konta syntetyczne, z zachowaniem zasady podwójnego zapisu (po stronie Winny i Ma);
  • księgi pomocnicze – zawierają konta analityczne służące do rejestracji zdarzeń uwzględnionych w księdze głównej, ale uzupełnionych o dodatkowe informacje; księgi pomocnicze prowadzi się do ewidencji środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami itp.;
  • zestawienia obrotów i sald – zawierają tworzone raz w miesiącu zestawienia zapisów mające na celu weryfikację poprawności prowadzenia ksiąg;
  • inwentarz – zestawienie aktywów i pasywów, potwierdzone ich inwentaryzacją prowadzony przez przedsiębiorstwa, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony w ustawie.

Jakie firmy muszą prowadzić księgi rachunkowe?

Do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są między innymi:

  • spółki kapitałowe niezależnie od wielkości przychodów – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna;
  • inne przedsiębiorstwa, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 mln euro – osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku.

Czy można samodzielnie prowadzić księgi rachunkowe?

Formalnie rzecz biorąc, prawo nie narzuca jakichkowiek wymogów osobie prowadzącej księgowość i dotyczy to nie tylko osób chcących prowadzić księgi rachunkowe na własny użytek, ale również usługowo, na rzecz innych przedsiębiorców. Jednak to, że jest to prawnie dopuszczalne nie oznacza, że warto to robić. W przypadku wystąpienia ewentualnych błędów, odpowiedzialność spada nie tylko niefrasobliwego przedsiębiorcę, ale również osobiście na księgowego.

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania zpłatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych
– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Art. 77. Ustawy o rachunkowości

Jednak nawet wtedy, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na zatrudnienie wykwalifikowanego księgowego, musi liczyć się z wiążącymi się z tym kosztami wynikającymi choćby z:

  • zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania,
  • aktualizacji oprogramowania,
  • urlopów i zwolnień chorobowych księgowego,
  • bieżących szkoleń.

Zalety prowadzenia ksiąg rachunkowych w wyspecjalizowanej kancelarii

Fachowe prowadzenie księgowości nie jest prostym zadaniem. Z jednej strony księgowy musi dbać o śledzenie szybko zmieniających się przepisów oraz o swój warsztat pracy – oprogramowanie finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe, ale również i zatrudniający go pracodawca powinien być przygotowany na jego ewentualną absencję. Dlatego samodzielne prowadzenie księgowości przez małą firmę zwykle bywa bardzo kosztowne. Wyspecjalizowana kancelaria podatkowa radzi sobie z wymienionymi wyżej wyzwaniami znacznie lepiej. Zatrudniając wielu specjalistów może pozwolić sobie na zastąpienia poszczególnych osób w przypadku ich nieobecności. Po drugie, znacznie efektywniej można zadbać o wysoki poziom wyszkolenia personelu. Na szkolenie może pójść tylko część zespołu i przekazać zdobyta wiedzę reszcie. Również i koszt utrzymania oprogramowanie komputerowego jest znacznie niższy, bo rozkłada się na wiele obsługiwanych firm. Prawdopodobieństwo popełnienia błędu przez dobrze wyszkolonego specjalistę jest niższe, a nawet, gdy do niego dochodzi, biuro doradcy podatkowego jest ubezpieczone na tę okoliczność.

Z naszego doświadczenia wynika, że klienci zadowoleni są z outsourcingu księgowości w porównaniu do utrzymywaniu własnych księgowych i pracowników działu kadr. W zamian za jasno określoną cenę dostają profesjonalną, najwyższej jakości usługę i mogą skupić się na swoim biznesie.

Zawsze wolę zaufać najlepszemu ze wszystkich – to taka oszczędność czasu.

Rudyard Kipling

Ile kosztuje prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Cena usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych zależy przede wszystkim od związanej z tym pracochłonności, na którą wpływ mają:

  • liczba przekazywanych dokumentów do zaksięgowania,
  • rodzaju i wielkości dokumentów,
  • rodzaju dokumentowanych procesów gospodarczych (czy są operacje zagraniczne),
  • liczby pracowników w przedsiębiorstwie,
  • specyfika branżowa,
  • zakres usług dodatkowych (np. ryczałtowe usługi doradcze).

Po zapoznaniu się z wymienionymi wyżej danymi pracownik kancelarii określi cenę usługi. Istnieje również możliwość rozliczania się na podstawie rzeczywiście poświęconego czasu, a także hybrydowo – ryczałt za typowe usługi plus rozliczenie usług dodatkowych wg pracochłonności.